推動電子檔案管理,為什么對每個組織都很重要?

檔案電子化趨勢明顯, 

電子檔案管理內驅力強 

隨著計算機技術、互聯網的高度發展,辦公自動化已成為常態,隨之而來的是海量的電子文件。而年初疫情導致的遠程辦公,由于交流、審批、服務乃至簽約等過程的在線化,更是催生了數以億計的電子文件

 

與此同時,為適應電子政務、電子商務的高速發展,國家層面近期出臺了系列通知規定,明確了電子會計憑證、政務服務電子文件的歸檔形式和法律效力,給電子文件的歸檔和電子檔案的管理帶來極大的發展空間

 

 

可以預見,隨著國家信息化、檔案信息化建設的進一步推進,電子檔案單軌管理的趨勢將更加明顯,在未來很可能還會拓展至各門類電子文件和電子檔案,迎來真正的電子檔案時代。

 

對各機關、企事業單位而言,推動電子檔案管理,不僅是迎合國家戰略發展的需要,也是自身長久發展的必然選擇。

 

 

推動電子檔案管理, 

為什么對每個組織都很重要? 

除了上述因素,電子檔案自身的特點、能更大發揮檔案價值、促進組織轉型優化,也是非常重要的原因。

 

?? 電子檔案的自身優點

電子檔案本身具有存儲較容易、便于傳輸和流動、檔案信息更豐富等特點,可以有效節省空間、快速查找傳遞,為組織減少管理成本和人工成本

 

?? 促進信息共享,最大化檔案價值

推動電子檔案管理,可以有效沉淀檔案信息資產,提高信息管理和使用能力;同時推動信息資源在組織內的轉化與共享,最大化發揮檔案內容的價值,實現內容管理到知識應用的提升。

 

?? 加快數字化轉型,推動現代化管理

推動電子檔案管理,可以通過檔案的在線化管理,有效提高組織檔案工作效率,進而推動組織服務和管理的優化,在加快數字化轉型的步伐的同時,也進一步提高組織現代化管理水平。

 

 

智能化系統保駕護航, 

電子檔案管理合規高效 

推動電子檔案管理,就是要通過電子檔案管理系統等技術手段,并遵循嚴密的管理制度,對電子文件進行收集、歸檔、利用和長期保存,并保障電子檔案的真實性完整性有效性安全性

 

但對包括機關、企事業單位等大多數組織來說,現階段由于系統和技術缺乏、不成熟或者銜接不暢,以及檔案全流程管理經驗不足等問題,難以保證電子文件完整、準確、高效歸檔,更不用說長期安全保存和價值最大化利用。

 

?? 銀雁科技綜合檔案管理解決方案

▏銀雁科技綜合檔案管理系統

是一套集檔案采集、檔案管理、檔案存儲、檔案利用于一體的綜合檔案管理軟件。該系統可實現對電子檔案及實體檔案的數字化管理。

 

系統利用現代信息技術搭建數字化、智能化的信息服務平臺,有效收集和存儲組織信息資源,實現更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享,以適應社會發展和組織信息化建設的需要。

 

『功能覆蓋齊全』

系統遵循國家檔案局《電子檔案管理系統基本功能規定》,并結合機關、企事業單位等組織的現實訴求,全方位支持標準數據集成、電子檔案收集、整理、鑒定、管理、利用、統計、備份、保護、銷毀等多功能需求,全程實現電子檔案的智能化、自動化管理

 

系統功能設計:

 

 

『系統三大優勢』

01.符合國家規范

系統功能各項均符合國家數字檔案室測評指標。

 

02.支持全流程自定義四性檢測

全流程各環節支持電子檔案四性(真實性、完整性、可用性、安全性)檢測,并支持自定義靈活配置檢測。

 

03.開放性、集成性、靈活性、可靠性

· 開放性 

系統充分考慮未來在硬件、功能、應用、集成等方面的開放性。

· 集成性 

每個業務模塊或功能組件能夠獨立部署運行,實現系統的平滑升級。

· 靈活性 

系統可對檔案類型、業務模式等進行自定義。

· 可靠性 

通過電子簽名、加密傳輸、加密保存等方式,保證檔案數據的安全。

 

如今,隨著檔案電子化趨勢不斷加強,有效管理電子檔案,也對各組織提出了更高的要求。

 

作為國內文檔服務專家,銀雁科技深耕文檔管理二十余年,憑借自身在科技服務數字化基礎設施方面的技術和經驗,推出智能化綜合檔案管理系統解決方案,提供包括電子檔案管理在內的全生命周期數字化檔案管理服務,助力組織實現電子文件完整歸檔、科學管理、安全長期保存和有效利用。

新聞類型:公司動態

發布日期:2020年06月12日

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